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Référentiel Qualiopi
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Tout savoir sur l’audit initial Qualiopi
Un audit initial Qualiopi est une étape cruciale pour les organismes de formation souhaitant obtenir la certification Qualiopi, indispensable pour bénéficier de financements publics et paritaires. Cet article vous guidera à travers le déroulement d'un audit Qualiopi, du début à l'émission du certificat, en se basant sur les exigences réglementaires et les meilleures pratiques.
1. Préparer vos documents de preuves
L'étape de création des éléments de preuve lors de la préparation à l'audit Qualiopi est fondamentale, car elle garantit que votre organisme de formation dispose de documents et de preuves solides, conformes aux exigences du référentiel national qualité, permettant ainsi de démontrer la qualité de vos prestations et de faciliter le processus d'évaluation par l'auditeur.Avec Qualikit ®, vous boostez avec efficacité cette étape fastidieuse. Notre kit de documents vous fait gagner un temps précieux pour vous amener à la réussite de votre certification Qualiopi !
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2. Choisir un certificateur
Le choix du certificateur est d'une importance capitale, car il influencera directement la reconnaissance et la crédibilité de la certification obtenue, ainsi que l'accompagnement et l'évaluation de la qualité de votre organisme tout au long du processus.3. Réunion d’ouverture
L'audit Qualiopi débute par une réunion d'ouverture, au cours de laquelle l'auditeur présente le déroulement de la journée et instaure un climat de confiance avec les audités. Les objectifs, enjeux et délais de l'évaluation sont rappelés, et les modalités logistiques sont confirmées. L'échantillonnage des dossiers qui seront observés est également expliqué. Les personnes présentes peuvent poser des questions sur le fonctionnement de l'audit avant de passer à l'évaluation proprement dite.4. Évaluation des indicateurs
L'auditeur évalue la conformité des processus de l'organisme de formation par rapport aux exigences du référentiel national qualité. Il pose des questions et évalue les réponses fournies par les audités. Par exemple, il peut demander comment sont diffusées les prestations de formation et quelles informations sont communiquées dans les supports de communication. Les indicateurs conformes et non conformes sont identifiés au cours de cette étape.5. Réunion de clôture
À la fin de la journée d'évaluation, l'auditeur synthétise les éléments évalués dans sa grille d'audit. Une réunion de clôture est organisée pour présenter les constatations et les conclusions de l'audit. Les indicateurs conformes et éventuellement non conformes sont expliqués aux audités, et les délais pour le traitement des non-conformités sont précisés.6. Rapport d’audit initial Qualiopi
Une fois les non-conformités traitées, le rapport d'audit est remis à l'organisme de formation. Ce rapport contient toutes les informations importantes liées à l'audit, telles que le rappel de la mission, l'identification des auditeurs et des représentants de l'organisme, les constatations de l'évaluation, la date de finalisation du rapport, l'avis de l'auditeur sur la délivrance de la certification, etc.7. Traitement des non-conformités éventuelles
Si des non-conformités sont identifiées lors de l'audit, l'organisme de formation doit proposer des actions correctives et fournir les preuves de leur mise en œuvre à l'auditeur. Les délais réglementaires de traitement des non-conformités doivent être respectés (3 mois pour les majeures et 6 mois pour les mineures).8. Décision de certification
Le rapport d'audit, ainsi que les propositions d'actions correctives, sont transmis à l'organisme certificateur pour étude. Celui-ci vérifie la pertinence des éléments envoyés et prend la décision de certification en fonction des exigences satisfaites par l'organisme de formation.9. Émission du certificat Qualiopi
En cas de décision positive de certification, l'organisme de formation reçoit son certificat Qualiopi. Celui-ci comporte des informations essentielles telles que la raison sociale de l'organisme, la portée de la certification, les adresses des sites concernés, les dates de validité et d'échéance, le numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité, etc.Recevez votre modèle de document de preuve Qualiopi gratuitement !
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